水戸中央病院 齋藤様
石岡第一病院の羽生です。

（１）は当院では該当がなく、運用も検討していないので回答できません。
（２）に関しては、「外字」の登録は行っていません。
　　カルテに登録するときは、一般的に使用されるよく似た漢字（「渡辺」とか「山崎」とか）でとうろくしたり、ひらがなで登録したりしています。（検査ラベルなどにもそのまま表示されますが、そのまま使用しています。）
　　正しい文字は　保険証をスキャンし、カルテ上に付箋で「正式な氏名はスキャン参照」などの付箋を貼っています。
　　紹介状や死亡診断書などは、スキャン文書を確認して（自動展開された氏名を消去して）手書きで記入してもらっています。

ご参考まで。