我汝会えにわ病院の内田と申します。
MIRAI-PX/(R3.0)を使用しています。

当院での重複ＩＤの取り扱いですが、
発生した場合は、私のところに連絡をもらうようにしています。
そこから、それぞれのカルテの内容を確認して、
どちらかのＩＤを使用不可にしています。

使用不可にする方法は、
医事システムの基本情報を利用しているので、
医事システム(IBARSⅡ)を操作して、
使用不可にするＩＤを開き、漢字氏名、カナ氏名を
「〇〇〇〇ＩＤ　患者へ統合」と氏名を変更し、検索の対象とならない
ようにしています。
　※〇はＩＤ番号です。
また、使用不可にするＩＤの外来履歴（受診科、来院日、初診日）情報については、
外来履歴ＤＢから再登録を行っています。

その前に、実際のカルテについては、
・紙カルテがあるのを気づかずに、新規ＩＤを登録してカルテ記載を行っている状態の時は、電子カルテのＩＤを優先し、紙カルテのＩＤを使用不可にして、ＩＤを変更しています。
（電子カルテに記載を行う前に発見した場合は、誤って登録したＩＤを使用不可にして、紙カルテのＩＤを使用しています）

・電子カルテ上に、複数のＩＤを持っている場合は、
当院では、この事例は発生していませんが、発生した場合は、
残すカルテに再度記載の依頼を行い、画像情報や検査情報などの移行を行った上で、移行を終えたカルテを使用不可にしようと思っています。
どちらのカルテを残すかは、診療内容の量をみて判断しようと思っています。

・紙カルテが重複している場合は、
基本的に最初に付番したＩＤを優先していますが、診療内容の量をみて判断し、診療内容の少ないほうを使用不可にしています。

・前使用していた紙カルテ使用時のＩＤのみ残っている（住所、電話番号、カルテ記載無）。紙カルテは処分して同一患者か分からず新規登録については、
当院では、紙カルテが全て残っているため、確認がとれています。
お役にたてず申し訳ありません。
今後、カルテの処分を検討しているため、想定しておく必要があると思いました。
ありがとうございます。

どうしても、誤ってＩＤを登録することはありますが、
電子カルテに移行してからは、カルテの統合作業が大変だと感じ、
医事課受付で、下記の対策を取ってからは、誤りがほとんどなくなりました。
方法は、ＩＤを登録する前に、既存のＩＤの確認を３回行っています。
①フルネーム（苗字＋名前）で検索
②名前と生年月日で検索
③生年月日で検索
と面倒ですが、性が変わっている場合や、過去の登録が間違っていることも想定できるため、この方法を行っています。

説明が分かりにくく、申し訳ありません。
よろしくお願いします。